Dokumenten-tracking-system

Arten von Dokumentenverfolgungssystemen

Ein umfassendes **Dokumentenverfolgungssystem** ist oft eine maßgeschneiderte Lösung, die auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten ist. Es hilft Unternehmen, digitale und physische Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus innerhalb des Unternehmens zu verfolgen. Diese Systeme kombinieren in der Regel spezielle Hardwarekomponenten wie Barcodes, RFID-Tags, Scanner und Lesegeräte. Darüber hinaus verfügen sie über Softwareanwendungen für die Dokumentenidentifizierung, Datenerfassung und -verfolgung. Es ist erwähnenswert, dass diese Systeme nicht für jedes Unternehmen gleich sind. Daher können sie mit Funktionen wie elektronischer Signaturunterstützung, Audit-Trail-Berichterstellung und mobiler Zugrifffunktionalität angepasst werden.

Hier sind einige Arten von Dokumentenverfolgungssystemen:

• RFID-Dokumentenverfolgungssystem: Diese Art von Dokumentenverfolgungssystem verwendet Radio Frequency Identification-Technologie, um Artikel und Dokumente zu verfolgen. In einem RFID-Dokumentenverfolgungssystem ist jedes Dokument mit einem RFID-Tag versehen, der passiv oder aktiv sein kann. Die Tags bestehen aus Mikrochips und Antennen und können Informationen über das Dokument speichern und übertragen, z. B. seine eindeutige ID. Mit diesem System können Informationen automatisch gesammelt und aktualisiert werden, ohne dass eine Sichtlinie zum Scannen erforderlich ist.
• Barcode-Dokumentenverfolgungssystem: Bei dieser Art von Dokumentenverfolgungssystem werden Barcodes gedruckt und auf jedes Dokument geklebt. Die Barcodes werden dann mit tragbaren Barcode-Scannern gescannt, die die gescannten Daten erfassen. So können Benutzer den Standort und den Status verschiedener Dokumente genau und einfach verfolgen.
• QR-Code-Dokumentenverfolgungssystem: QR-Codes sind eine Art von 2D-Barcode, der in einem Dokumentenverfolgungssystem verwendet werden kann. Wie Barcode-Dokumentenverfolgungssysteme werden QR-Codes mit Mobilgeräten oder QR-Code-Scannern gescannt. Der Scan erzeugt Informationen über das Dokument, wodurch es einfacher ist, es innerhalb des Unternehmens zu verfolgen.

Funktionen und Merkmale des Dokumentenverfolgungssystems

Das Dokumentenverfolgungssystem löst viele Probleme, mit denen Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Dokumente konfrontiert sind. Es kann Unternehmen dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtige Aufgaben konzentrieren können, die Wachstum und Rentabilität fördern. Dies sind einige der wichtigsten Funktionen dieses Systems:

• Dokumentenidentifizierung und -klassifizierung: Das System identifiziert jedes Dokument, indem es ihm eine eindeutige ID zuweist. Es sortiert auch Dokumente anhand bestimmter Merkmale, wie z. B. Typ oder Kategorie. Durch die Identifizierung und Klassifizierung von Dokumenten können diese leicht gefunden und abgerufen werden, selbst in großen Archiven.
• Verfolgung und Überwachung: Das Dokumentenverfolgungssystem verfolgt jedes Dokument im Unternehmen. Es ermöglicht Benutzern, alle Bewegungen und Aktivitäten von Dokumenten zu überwachen. Man kann sehen, wer ein Dokument bearbeitet, wo es sich befindet oder wann es abgeschlossen werden muss. Dies verbessert die Rechenschaftspflicht und stellt sicher, dass nichts Wichtiges übersehen wird.
• Versionsverwaltung: Das Verfolgungssystem führt aktuelle Aufzeichnungen aller Dokumentrevisionen. Es zeigt die Änderungen, die in jeder Version vorgenommen wurden, und wer sie genehmigt hat. Dies verhindert Verwirrung, die auftreten kann, wenn Personen unterschiedliche Versionen eines Dokuments verwenden, um Entscheidungen zu treffen. Es stellt außerdem sicher, dass sich alle auf die korrekte, autorisierte Version beziehen können.
• Benachrichtigungen und Warnungen: Benutzer erhalten rechtzeitig Warnungen und Erinnerungen, wenn sie eine wichtige Frist verpassen, ein Dokument überprüft oder signiert werden muss. Diese Benachrichtigungen helfen Personen, umgehend Maßnahmen zu ergreifen, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden.
• Compliance und Sicherheit: Eine Dokumentenverfolgungssoftware hilft Unternehmen, Industriestandards und behördliche Anforderungen zu erfüllen, indem alle gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen geführt werden. Dieses System mindert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten, Strafen und Bußgeldern. Es schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff durch Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Zugriffskontrolle.
• Berichterstattung und Analysen: Unternehmen können bessere Entscheidungen treffen, wenn sie Einblicke aus der Datenanalyse gewinnen. Benutzer bewerten die Situation, indem sie Trends, Muster und andere wichtige Kennzahlen im Zusammenhang mit Dokumenten betrachten.

Szenarien von Dokumentenverfolgungssystemen

Dokumentenverfolgungssysteme haben verschiedene Anwendungen in verschiedenen Branchen. Im Folgenden sind einige ihrer Verwendungsszenarien aufgeführt:

• Gesundheitswesen

  Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen nutzen Dokumentenmanagementsysteme stark, um Patientenakten, Einwilligungsformulare und rechtliche Dokumente zu verfolgen und zu verwalten. In dieser Branche können Nichteinhaltung behördlicher Vorschriften zu Rechtsstreitigkeiten und hohen Bußgeldern führen. Daher verwenden Anbieter Verfolgungssysteme, um eine genaue Dokumentation zu gewährleisten und die Versorgung zu verbessern.

• Fertigung

  Der Fertigungssektor verwendet ein Dokumentenkontrollverfolgungssystem, um Produktspezifikationen, Qualitätskontrollformulare und Standardarbeitsanweisungen zu verwalten. Dies ermöglicht Unternehmen, Industriestandards und Vorschriften einzuhalten. Sie verwenden diese Systeme auch, um Produktionsfehler zu vermeiden und ihre Prozesse zu optimieren. Kurz gesagt, alle Fertigungsunterlagen, die eine Genehmigung oder Überarbeitung erfordern, benötigen ein Verfolgungssystem.

• Finanzdienstleistungen

  Dieser Sektor befasst sich mit einer Vielzahl von vertraulichen Dokumenten wie Kreditanträgen, Verträgen und Kundenakten. Ein Dokumentenverfolgungssystem hilft, die Vertraulichkeit und Integrität dieser Dokumente zu wahren. Darüber hinaus nutzen Unternehmen das System, um behördliche Anforderungen zu erfüllen und ihre Aufzeichnungspraktiken zu verbessern.

• Rechtsberuf

  Anwaltskanzleien verwenden Dokumentenverfolgungssysteme, um fallbezogene Akten, Beweismittel, Verträge und Rechtsforschungsmaterialien zu verwalten. Das System bietet eine einfache Möglichkeit, schnell nach benötigten Informationen zu suchen. Es hilft Anwälten auch, Fristen einzuhalten und eine erfolgreiche Fallabwicklung zu gewährleisten.

• Versorgungsunternehmen und Energie

  Energie- und Versorgungsunternehmen müssen sich mit Dokumenten befassen, die sich auf die Gerätewartung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Betriebsverfahren beziehen. Ein Dokumentenmanagementsystem verfolgt diese Dokumente, um die Einhaltung von Industriestandards zu gewährleisten.

• Hochschulen und Forschungsinstitute

  Diese Einrichtungen verwenden Verfolgungssysteme, um Forschungsarbeiten, Förderanträge und Studentenakten zu verwalten. Das System verbessert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Forschern. Es macht es auch einfach, alle Forschungsdaten im Falle einer weiteren Überprüfung abzurufen.

So wählen Sie Dokumentenverfolgungssysteme aus

Bevor Unternehmen ein Dokumentenverfolgungssystem auswählen, sollten sie mehrere Kriterien bewerten, um sicherzustellen, dass es ihre Bedürfnisse erfüllt.

• Systemtyp

  Der erste Schritt ist die Auswahl des Dokumentenverfolgungssystems, das den geschäftlichen Anforderungen entspricht. Ein papierbasiertes System ist für Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Dokumenten geeignet. Unternehmen, die täglich viele Dokumente bearbeiten, sollten sich jedoch für elektronische Dokumentenverfolgungssysteme entscheiden, um Echtzeitverarbeitung und -aktualisierungen zu ermöglichen.

• Skalierbarkeit des Systems

  Unternehmen sollten ein System wählen, das mit der Expansion des Unternehmens wachsen kann. Wählen Sie ein System, das das Hinzufügen neuer Funktionen und Benutzer ermöglicht.

• Benutzerfreundliches System

  Systeme mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche sind einfach zu übernehmen und erfordern wenig Schulung. Komplexe Systeme brauchen länger, um Benutzer zu schulen, was zu mehr Fehlern und einer geringeren Produktivität führt.

• Kosten des Systems

  Die Kosten für ein Dokumentenverfolgungssystem variieren je nach Typ, Funktionen und Anpassungsgrad. Papierbasierte Systeme sind weniger kostspielig einzurichten, während elektronische Systeme hohe Einrichtungskosten, aber niedrigere Betriebskosten haben. Die Bewertung der Systemkosten stellt sicher, dass Unternehmen ein erschwingliches System wählen, das zum Budget passt.

• Systemfunktionen

  Bevor sich Unternehmen für ein System entscheiden, sollten sie die Funktionen und Fähigkeiten bewerten, um sicherzustellen, dass sie die spezifischen geschäftlichen Anforderungen erfüllen. Tragbare Dokumentenverfolgungssysteme verfügen über Funktionen wie Barcodescannen, Integration in andere Systeme, automatisierte Warnungen und digitale Signaturen.

  Weitere Funktionen umfassen Audit-Trails für die Compliance, mobilen Zugriff für die Remote-Verwaltung, Cloud-Speicher und Dokumentvorlagen. Diese Funktionen vereinfachen die Dokumentenverwaltung, steigern die Produktivität und fördern die Zusammenarbeit.

• Ruf und Support des Anbieters

  Die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Anbieter mit gutem Ruf in der Branche ist unerlässlich. Dies hilft bei der Bewertung der Qualität der Systeme und des Kundendienstes. Nach dem Kauf des Systems bieten Anbieter Support-Services an, die bei der Behebung von Problemen, der Aktualisierung des Systems und der Durchführung von Routinewartungsarbeiten helfen. Diese Support-Services halten das System reibungslos am Laufen und reduzieren Ausfallzeiten.

Dokumentenverfolgungssystem FAQ

F1: Welche Funktionen sollten bei einer Dokumentenverfolgungssoftware berücksichtigt werden?

A1: Für eine erfolgreiche Implementierung ist es wichtig, das richtige Dokumentenverfolgungssystem zu wählen. Zu den wesentlichen Funktionen gehören die Dokumentenidentifizierung durch Barcode- oder RFID-Scans, Echtzeitverfolgung für Aktualisierungen, Warnungen und Benachrichtigungen, sichere Zugriffskontrolle und umfassende Berichterstellung.

F2: Wie verbessert ein Dokumentenverfolgungssystem die Produktivität?

A2: Durch die Minimierung des Zeitaufwands für die Suche nach Dokumenten rationalisiert das System Workflows, automatisiert manuelle Aufgaben und bietet sofortigen Zugriff auf Informationen.

F3: Kann ein Dokumentenverfolgungssystem an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden?

A3: Ja, Anpassungen, um sicherzustellen, dass das System die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt und sich nahtlos in bestehende Software und Infrastruktur integriert.

F4: Wie sorgt ein Dokumentenverfolgungssystem für Datensicherheit?

A4: Mit Funktionen wie verschlüsselter Datenspeicherung, Benutzerauthentifizierung, rollenbasierter Zugriffskontrolle und Audit-Trails zur Verfolgung von Systemaktivitäten.

F5: Ist eine Schulung für Benutzer erforderlich, um das Dokumentenverfolgungssystem effektiv zu bedienen?

A5: Ja, eine Schulung ist unerlässlich, um die Mitarbeiter mit den Funktionen, Funktionen und Vorteilen des Systems vertraut zu machen.

F6: Wie wählt man das richtige Dokumentenverfolgungssystem aus?

A6: Berücksichtigen Sie Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche, Budget, Skalierbarkeit und Bereitstellungsoptionen (lokal oder cloudbasiert).