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Dokumentenscanner im Legal-Format sind dafür ausgelegt, Dokumente zu scannen, die größer als das Standard-Briefformat sind. Sie werden häufig in der Rechtsbranche eingesetzt, sind aber auch in allen Anwendungen nützlich, bei denen das Scannen größerer Dokumente erforderlich ist. Diese Scanner können Dokumente bis zu einer Größe von 14 x 17 Zoll verarbeiten. Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenscannern im Legal-Format, die jeweils über eigene Funktionen und Möglichkeiten verfügen.
Die folgenden Eigenschaften und Funktionen sind bei vielen Scannern für Dokumente im Legal-Format Standard.
Diese Funktionen können in einer einzigen Maschine integriert werden und die Funktionen eines Druckers, Kopierers und Faxgeräts übernehmen.
Scanner für Dokumente im Legal-Format sind vielseitige Werkzeuge, die in verschiedenen Branchen und Sektoren Anwendung finden, in denen es darum geht, großformatige Dokumente effizient zu digitalisieren, zu speichern und zu verwalten. Hier sind einige gängige Anwendungen dieser Scanner:
Rechts- und Anwaltskanzleien:
Dokumentenscanner sind für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von entscheidender Bedeutung, in denen große Mengen an Papierkram verarbeitet werden, darunter Verträge, Schriftsätze, Beweisstücke und Beweisdokumente. Das Scannen dieser Dokumente hilft bei der Erstellung elektronischer Dateien, die leichter durchsucht, abgerufen und geteilt werden können, wodurch das Fallmanagement verbessert und der physische Speicherbedarf reduziert wird.
Behörden:
Viele Behörden befassen sich mit großen Dokumenten wie Bauplänen, Landvermessungen, historischen Aufzeichnungen und rechtlichen Dokumenten. Das Scannen dieser Aufzeichnungen trägt zu ihrer Erhaltung bei, macht sie digital für die Öffentlichkeit zugänglich, stellt ihre Erhaltung für zukünftige Bezugnahmen sicher und verbessert die Transparenz.
Gesundheitswesen:
Im Gesundheitswesen werden sie verwendet, um übergroße Krankenakten, bildgebende Untersuchungen und administrative Dokumente zu scannen. Dies reduziert die Papiermenge in der Praxis und bietet gleichzeitig einen einfachen Zugriff auf wichtige Patientendaten, wodurch die Patientenversorgung und die Abrechnungsprozesse verbessert werden.
Finanzinstitute:
Dokumentenscanner sind für Banken, Versicherungsgesellschaften und Investmentfirmen unerlässlich, um Dokumente wie Kreditanträge, Versicherungspolicen, Verträge und Finanzaufzeichnungen zu digitalisieren. Das Scannen dieser Dokumente trägt zur Verbesserung der Compliance, der Revision und des Dokumentenmanagements bei.
Bau- und Architekturbranche:
Bauunternehmen und Architekten arbeiten häufig mit großformatigen Plänen, Blaupausen und Entwürfen. Dokumentenscanner ermöglichen es ihnen, diese Dokumente in einem überschaubaren Format zu digitalisieren und zu speichern, was die Zusammenarbeit, die Versionskontrolle und das einfache Abrufen von designbezogenen Informationen erleichtert.
Bildungs- und Forschungseinrichtungen:
Schulen, Hochschulen, Bibliotheken und Forschungseinrichtungen können Dokumentenscanner verwenden, um historische Dokumente, Manuskripte, Karten und übergroße Referenzmaterialien zu digitalisieren. Dies erleichtert die Erhaltung dieser Materialien und ihre Zugänglichkeit für Forscher und Studenten.
Persönliche Verwendung:
Auch wenn Dokumentenscanner hauptsächlich in professionellen Umgebungen eingesetzt werden, können Einzelpersonen oder Hobbyisten sie verwenden, um wichtige Dokumente zu digitalisieren, persönliche Archive zu erstellen oder Bücher und Referenzen in digitale Formate zu konvertieren, um den Zugriff und die Organisation zu Hause zu vereinfachen.
Bei der Auswahl eines Scanners ist es wichtig, Faktoren wie die maximale Papiergröße, das Farbscannen, die Geräuschentwicklung und die Benutzerfreundlichkeit zu berücksichtigen. Die maximale Papiergröße zeigt die größte Größe, die der Scanner verarbeiten kann. Wählen Sie einen Criminal- oder Großformat-Scanner, der Dokumente verarbeiten kann, die größer als das Legal-Format sind. So kann der Fujitsu ScanSnap iX1500 Scanner beispielsweise Dokumente bis zu einer Größe von 8,5 x 14 Zoll verarbeiten, während der Fujitsu ScanSnap SV600 Dokumente bis zu einer Größe von 11,69 x 17 Zoll verarbeitet.
Alle modernen Scanner können Schwarzweißdokumente scannen. Dokumentenscanner im Legal-Format mit Farbscannen können entweder Flachbettscanner oder Blatt-Scanner sein. Sie erstellen digitale Kopien von gedruckten Materialien, unabhängig von der Größe des Originaldokuments. Um die Geräuschentwicklung beim Scannen von Dokumenten zu reduzieren, wählen Sie Scanner mit Blatt- oder Rotations-Scan-Technologie.
Scanner mit benutzerfreundlichen Funktionen lassen sich schneller erlernen. Sie minimieren auch die Beschädigung von Dokumenten. Es ist auch wichtig, die Auflösung des Scanners zu beachten. Mehr Megapixel bedeuten qualitativ hochwertigere Bilder. Und schließlich sollten Sie einen Scanner wählen, der in Ihr Budget passt.
F: Was ist der Vorteil eines Scanners im Legal-Format?
A: Ein Dokumentenscanner im Legal-Format kann Dokumente mit einer Breite von bis zu 14 Zoll und einer Länge von bis zu 24 Zoll erfassen. Diese Abmessungen entsprechen den Größen von Rechtsdokumenten. Viele Menschen verwenden jedoch Scanner im Legal-Format, um große Fotos und Kunstwerke zu scannen.
F: Wie kann ich die Qualität eines gescannten Dokuments beurteilen?
A: Achten Sie auf die optische Auflösung des Scanners, die sich von der digitalen Ausgabeauflösung unterscheidet. Die digitale Ausgabeauflösung ist die Anzahl der Pixel im gescannten Bild. Die optische Auflösung ist die Anzahl der Pixel im gescannten Dokument. Die optische Auflösung zeigt die tatsächliche Detailgenauigkeit oder Schärfe, die der Scanner erfassen kann.
F: Kann ich das gescannte Dokument bearbeiten?
A: Ja, es ist möglich, ein gescanntes Dokument zu bearbeiten. Allerdings sind das Originaldateiformat und die gescannte PDF-Datei nicht bearbeitbar. Mittels einer OCR-Software (Optical Character Recognition) kann die gescannte PDF-Datei jedoch in ein bearbeitbares Format wie ein Word-Dokument umgewandelt werden. Das Word-Dokument kann dann bearbeitet werden.
F: Wie schnell kann ich Dokumente scannen?
A: Die Scan-Geschwindigkeit variiert und hängt von einigen Faktoren ab, wie z. B. dem Scannermodell, der Art des zu scannenden Papiers und der Ausgabeauflösung. Das Scannen von Schwarzweißdokumenten ist in der Regel schneller als das Scannen von Farb- oder PDF/A-Dokumenten. Hochgeschwindigkeits-Scanner können beide Seiten eines Dokuments gleichzeitig scannen, was die Geschwindigkeit erhöht.
F: Was sollte ich vor dem Kauf eines Scanners beachten?
A: Es ist wichtig, den benötigten Scannertyp und die zu scannenden Dokumenttypen zu berücksichtigen. Das Scanvolumen und die Geschwindigkeit sollten ebenfalls bewertet werden, ebenso wie die Anschlussmöglichkeiten des Scanners. Ein Käufer sollte auch die endgültigen Dateiformate und die optische Auflösung berücksichtigen.