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Ein Scannerdokument gibt es in verschiedenen Arten, je nach den Funktionen und Merkmalen. Die drei häufigsten Arten von Scannern sind Flachbettscanner, Blatt-Einzugscanner und Handyscanner. Diese Scanner können wiederum in digitale und tragbare Scanner unterteilt werden, je nachdem, ob sie physisch beweglich sind oder nicht. Alle Scannertypen erzeugen unabhängig von der Kategorie digitale Dokumente.
Flachbettscanner:
Ein großer Dokumentenscanner hat normalerweise eine große Scanfläche, die als Glasplatte bezeichnet wird. Das Scannen ist bei diesem Modell einfach und präzise, da das Papier während des Scannens flach auf der Glasfläche liegt, während der Scannerarm darüber fährt. In Büros, Bibliotheken und Schulen sind Flachbettscanner weit verbreitet, da sie alles von Büchern und Zeitschriften bis hin zu Fotos und empfindlichen Dokumenten scannen können. Einer der Hauptvorteile eines Flachbettscanners ist die Tatsache, dass verschiedene Papierformate, auch solche, die in andere Scanner nicht passen, auf der Glasplatte gescannt werden können. Daher ist er der bevorzugte Scanner für die Erstellung großer oder hochwertiger Fotos. Auch wenn das Scannen vieler Seiten länger dauern kann, wird dies durch die höhere Präzision ausgeglichen. Darüber hinaus arbeitet er im Vergleich zu anderen Scannern leiser.
Sowohl der Buchdeckel als auch die flache Oberfläche eines Scanners dienen dazu, die Gegenstände beim Scannen zu stabilisieren. Dies stellt sicher, dass die gescannten Seiten gerade und fehlerfrei sind. Flachbettscanner werden oft über USB-Kabel an PCs angeschlossen. Ihre einfachen Benutzeroberflächen machen sie einfach zu bedienen. Die Hand des Scanners bewegt sich über die Glasplatte, während das zu scannende Dokument flach gehalten wird. Das Ergebnis wird eine digitale Kopie des Originaldokuments sein.
Blatt-Einzugscanner:
Das Scannen von Dokumenten ist mit dem Blatt-Einzugscanner einfacher und schneller. Er verfügt über einen Einzugsmechanismus, der Dokumente durch den Scanner zieht, im Gegensatz zum Flachbettscanner, bei dem jede Seite manuell auf die Glasplatte gelegt werden muss. Dieses Modell ist ideal für das Scannen großer Mengen von Dokumenten, da zahlreiche Seiten schnell hintereinander gescannt werden können. Die geringe Größe des Blatt-Einzugscanners macht ihn einfach zu transportieren und an verschiedenen Orten zu verwenden. Fachleute, die mit vielen Dokumenten arbeiten, z. B. in Banken, Versicherungen und Anwaltskanzleien, bevorzugen diesen Scanner, da er Zeit und Platz spart. Die hochauflösenden Bilder und die OCR-Funktionen gewährleisten Genauigkeit und Qualität.
Handheld-Tragebarscanner:
Der Name dieses Scanners macht seinen Zweck deutlich. Ein Handyscanner dient in erster Linie zum Scannen von Produkten, nicht von Dokumenten; er kann jedoch gelegentlich hilfreich und genau sein, wenn Papiere gescannt werden. Aufgrund seiner geringen Größe und seines geringen Gewichts lässt sich der Handyscanner einfach überall hin mitnehmen. Er ist ein großartiges Werkzeug für vielbeschäftigte Fachleute, die Dokumente schnell scannen müssen. Er kann digitale Bilder in unterschiedlicher Qualität erzeugen. Während ein zugänglicher Speicher das digitale Kopieren mithilfe von CD-ROMs verhindert, werden Dateien häufig direkt auf Festplatten von Computern geschrieben. Eine weitere Möglichkeit zur Datenübertragung ist die Verwendung einer Speicherkarte.
Die Funktionen variieren je nach Marke und Modell, aber die meisten Dokumentenscanner verfügen über ähnliche Grundfunktionen.
Scan-Geschwindigkeit
Die Scan-Geschwindigkeit ist die Anzahl der Seiten, die ein Scanner pro Minute (PPM) scannen kann. Sie hängt stark vom Modell ab, aber Einsteigermodelle liegen bei 20 PPM, während Hochleistungsmodelle bis zu 300 PPM erreichen können.
Scan-Auflösung
Die Scan-Auflösung ist ein Maß für die Detailgenauigkeit eines Bildes und wird in Punkten pro Zoll (DPI) angegeben. 200 DPI sind ideal für das Scannen von Textdokumenten, während 300 bis 600 DPI für detaillierte Bilder oder Fotos geeignet sind.
Scan-Sensor
Die Bildqualität eines Scanners hängt vom Scan-Sensor ab. High-End-Modelle verfügen über CCD-Sensoren, während CIS-Sensoren bei Modellen der unteren bis mittleren Preisklasse üblich sind. Beide Sensorarten können scharfe und klare Bilder erzeugen.
Schnittstellen-Konnektivität
>USB, Wi-Fi und Bluetooth sind beliebte Arten der Konnektivität von Dokumentenscannern. USB ist die gängige Art bei vielen Modellen, während Netzwerk- und tragbare Scanner drahtlose Konnektivität verwenden. Einsteigermodelle verfügen nur über USB-Konnektivität, während Mittelklasse- und High-End-Modelle sowohl über USB- als auch über drahtlose Konnektivität verfügen.
Duplex-Scannen
Nicht alle Scanner können beide Seiten einer Seite scannen. Diejenigen, die dies können, arbeiten mit zwei Methoden: manuelles Duplex-Scannen, bei dem der Benutzer das Dokument manuell umdrehen muss, und automatisches Duplex-Scannen, bei dem ein doppelseitiges DAD verwendet wird, um das Dokument innerhalb des Geräts umzudrehen.
Scanner, die keine Duplex-Dokumente scannen können, erfordern, dass der Benutzer das Dokument manuell umdreht. Diese Art des Duplex-Scannens findet man nur in Einsteigermodellen.
Touchscreen
Touchscreens machen das Scannen einfacher und weniger mühsam. Einsteigermodelle verfügen möglicherweise nicht über einen Touchscreen, während Mittelklasse- und High-End-Modelle über einen Farbtouchscreen verfügen, der zwischen vier und zehn Zoll groß ist. Scanner mit großen Touchscreens sind einfacher zu bedienen als solche mit kleinen Bildschirmen.
Cloud-Speicher
Einige Scanner verfügen über einen integrierten Speicher, mit dem Benutzer gescannte Dokumente direkt in Cloud-basierten Diensten wie Dropbox, Google Drive und ScanSnap Cloud speichern können.
OCR
Die Optical Character Recognition (OCR)-Software konvertiert gescannte Bilder in bearbeitbare Formate. Dies ermöglicht es, innerhalb eines gescannten PDF-Dokuments nach Text zu suchen und die Dateigröße zu reduzieren.
Dokumentenscanner verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, die die Leistung und Produktivität beeinflussen. Es ist wichtig, jede Funktion und ihre Übereinstimmung mit den Scan-Anforderungen sorgfältig zu prüfen.
Scannerdokumente haben verschiedene Anwendungen in der Wirtschaft und in privaten Bereichen. Hier ein detaillierter Blick auf einige der prominenten Einsatzmöglichkeiten von Dokumentenscannern.
Dokumentendigitalisierung
Unternehmen verwenden Dokumentenscanner, um physische Dokumente zu digitalisieren. Die Digitalisierung reduziert Papierberge, spart Platz und hält alles geordnet und zugänglich. Darüber hinaus schützt die Digitalisierung von Dokumenten diese vor zukünftigen Verlusten durch Feuer, Überschwemmungen oder andere Katastrophen.
Sichere elektronische Archivierung
Archivieren Sie Faxe, Verträge und Rechtsdokumente mithilfe von Dokumentenscannern für eine ordnungsgemäße elektronische Ablage. Dies ist in Branchen wie dem Gesundheitswesen wichtig, wo genaue Patientenakten von grundlegender Bedeutung sind.
Verbesserter Workflow und Produktivität
Scanner machen es überflüssig, unzählige Papierakten zu durchsuchen, um schnell an ein bestimmtes Dokument zu gelangen. Stattdessen können Mitarbeiter jede digitale Datei in Sekundenschnelle einfach finden und aufrufen, was die Effizienz am Arbeitsplatz erhöht.
Datenextraktion und elektronische Formulare
Unternehmen nutzen Scanner, um wichtige Informationen aus Papierdokumenten zu extrahieren und in digitale Formate umzuwandeln, die bearbeitet werden können. Darüber hinaus können Kunden elektronische Formulare mühelos ausfüllen.
Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit
Remote-Arbeit und mobiles Scannen
Dokumentenscanner ermöglichen die schnelle Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate, die per E-Mail, Team-Collaboration-Plattformen und Cloud-Speicher geteilt werden können. Dies fördert die Produktivität, insbesondere bei verteilten Teams. In den letzten Jahren werden tragbare Scanner aufgrund ihrer Flexibilität und ihres Komforts immer beliebter. Mit diesen Geräten können Benutzer Dokumente unterwegs scannen und sofort teilen.
Betrugsprävention und Compliance
In der Finanz- und Rechtsbranche sind Dokumentenscanner unerlässlich, um die Einhaltung der regulatorischen Standards zu gewährleisten. Sie erstellen genaue und zuverlässige digitale Kopien wichtiger Dokumente wie Verträge, Quittungen und Ausweisdokumente. Darüber hinaus verwenden viele Unternehmen Scanner, um hochauflösende Bilder von Dokumenten zu erstellen, um Betrug zu verhindern. Diese klaren Bilder helfen, illegale Aktivitäten zu erkennen und zu stoppen.
Massengescannte Dokumente können per E-Mail oder online übertragen werden, da gescannte Papiere umfangreicher sind als Original-PDFs. Suchen Sie daher nach Scannern mit integrierten Dokumentenmanagementsystemen, die Ihnen helfen, elektronische Dateien zu verwalten und zu organisieren. Erwägen Sie den Kauf eines Scanners, der Softwarelösungen für ein effizientes Dokumentenmanagement umfasst. Diese Softwarelösungen können bei Aufgaben wie der Sortierung, Benennung, Suche und Abruf von gescannten Dokumenten helfen.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Dokumentenscanners die Kosten. Bewerten Sie die Gesamtkosten der Anschaffung, die den ursprünglichen Kaufpreis des Scanners und alle potenziellen Kosten im Zusammenhang mit Software-Abonnements und zusätzlichen Funktionen umfassen. Durch die Berücksichtigung der Gesamtkosten und das Verständnis der finanziellen Investition, die erforderlich ist, können Unternehmen eine fundiertere Entscheidung über die Erschwinglichkeit und die langfristigen Kosten, die mit dem Scanner verbunden sind, treffen.
Der Zweck oder die Absicht, die hinter der Verwendung des Scanners steht, kann die Wahl des Scanners beeinflussen. Für den täglichen Bedarf ist ein Standard-Flachbettscanner ausreichend. Für geschäftliche Zwecke, insbesondere wenn die Arbeit ein breites Spektrum an Scannen umfasst, ist ein Hochgeschwindigkeitsproduktionsscanner die beste Wahl. Ein Hochgeschwindigkeitsscanner kann viele Seiten in kurzer Zeit scannen, z. B. schneller als ein Flachbett-Drucker.
Käufer, die erschwingliche Scanner suchen, können nach gebrauchten oder überholten Scannern suchen. Gebrauchte Scanner kosten in der Regel weniger, aber sie sind möglicherweise reparaturanfälliger und erfordern möglicherweise mehr Arbeit. Überholte Scanner sind weniger teuer, werden aber als betriebsbereit zertifiziert. Sie werden keine Probleme verursachen, wie es bei gebrauchten Geräten der Fall sein könnte. Käufer sollten sich der Garantiebestimmungen und der After-Sales-Services für beide Arten von Scannern bewusst sein.
F1: Welche Vorteile bietet der Kauf von Dokumentenscannern in großen Mengen?
A1: Der Kauf von Scannern in großen Mengen kann Rabatte und Kosteneinsparungen bringen. So kann sichergestellt werden, dass alle Scanner, die an einem bestimmten Ort verwendet werden, dem gleichen Modell entsprechen, was die Schulung und den technischen Support vereinfacht.
F2: Wie können wir den richtigen Scanner für unsere Bedürfnisse finden?
A2: Bewerten Sie das Volumen der zu scannenden Dokumente, die gewünschte Scanqualität, die Art der Dokumente (z. B. einseitige oder mehrseitige) und den Bedarf an Bildverarbeitungsfunktionen. Bewerten Sie das Budget und die Präferenzen für kompakte, tragbare oder funktionsreiche Scanner. Berücksichtigen Sie die Integration in bestehende Systeme und wählen Sie einen Scanner, der die spezifischen Anforderungen erfüllt.
F3: Wie können Käufer sicher sein, dass der Scanner mit ihrer bestehenden Software funktioniert?
A3: Die meisten Scanner-Lieferanten geben Informationen über die Kompatibilität des Scanners mit verschiedenen Softwarelösungen an. Diese Informationen finden Sie in der Regel in den Produktspezifikationen. Käufer können sich auch bei dem Lieferanten über die Kompatibilität des jeweiligen Scannermodells mit jeder Software erkundigen, die sie verwenden möchten.
F4: Welche Bedeutung hat die Funktion Optical Character Recognition (OCR)?
A4: Die Funktion Optical Character Recognition (OCR) konvertiert gescannte Bilder von Text in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text. Diese Technologie erkennt die Zeichen im gescannten Dokument und erstellt eine Textebene, die bearbeitet, durchsucht und kopiert werden kann. OCR ist sehr nützlich, um gescannte Dokumente besser zugänglich zu machen.